Helsinkiläisen hybridi- ja virtuaalitapahtumajärjestäjä Unie Oy:n Jarno Wuorisalo valmensi kuluvana vuonna Pohjois-Savolaisia luovien alojen toimijoita uudenlaiseen tapahtumamaailmaan, joka huomioi virtuaalisuuden tapahtumatuotannoissa. Tapahtumasuunnittelun alkumetreillä kohdeyleisö määrittelee, palveleeko perinteinen livetapahtuma kaikkia vai onko tapahtumaan tarpeen järjestää hybridimahdollisuus. Hybriditapahtuma mahdollistaa laajemman palvelutarjonnan sekä lähi- että virtuaaliympäristössä ja tuo tapahtuman saavutettavaksi laajemmalle kohdeyleisölle. Joskus taas puhtaasti virtuaalinen tapahtuma palvelee yleisöä parhaiten.

Käytännön kokemuksia hybriditapahtumasta

Valmennuksen opit vietiin käytäntöön ja testasimme hybriditapahtuman järjestämistä syyskuussa 2022. Luova REAKTIO -hanke lähti toteuttamaan kokeilua, jossa virtuaalista HOPIN-tapahtuma-alustaa päästiin testaamaan Savonian Asiakas – Uusi mahdollisuus -tapahtuman yhteydessä. Unie Oy:n opastuksella Hopiniin rakennettiin tapahtuman virtuaaliympäristö päälavoineen, messuosastoineen ja keskusteluhuoneineen. Savonian kampussydämen livepuheenvuorot streamattiin livelähetyksenä päälavalle, josta etäkatsojat pääsivät seuraamaan ohjelmaa sekä kommentoimaan ja osallistumaan äänestyksiin. Messualueella oli yli 20 eri yrityksen tai projektin esittely, joihin yleisö pääsi tutustumaan vielä seuraavan päivän aikana.

Ennakkotyöt ja tekniikka ratkaisee

Tapahtuman huolellinen ennakkovalmistelu aloitettiin jo hyvissä ajoin edellisenä keväänä. Virtuaalialustan tekniikka oli helposti lähestyttävää, mutta uutta kaikille, joten moni asia tarkentui matkan varrella. Messuosaston pystyttäjille tarjottiin oman palvelun tuotteistusvalmennusta Hathunters Oy:n toimesta ja Unie puolestaan valmensi useassa eri sessiossa tapahtuma-alustalle sisältöä tuottavia yrityksiä. Virtuaalisen messuosaston pystyttäminen on ekologista niin matkojen, messumateriaalien kuin ajankäytön osalta. Flyerlaatikoita tai roll-uppeja ei tarvita, kun jokainen saa omaan tahtiinsa lisätä digitaalista materiaalia messuosastolleen.

Onnistuneen tapahtuman pohjana toimii aina viimeistelty tekniikka, joka mahdollistaa sen, että tapahtumahetkellä tuottaja vain valvoo, että kaikki menee suunnitelmien mukaan. Tekniikassa on huomioitava, että liveyleisön erinomainen tapahtumakokemus täytyy välittyä myös etänä tapahtumaa seuraaville. Kamerakulmat, äänenlaatu ja valaistus on hyvä testata katsojaystävällisiksi etukäteen. Ja paras lopputulos saavutetaan aina huipputiimillä, jossa jokainen pyrkii toteuttamaan erinomaisen asiakaskokemuksen niin live- kuin etäyleisölle.

Miten tästä eteenpäin?

Kokeilu opetti ainakin sen, että virtuaalisen tapahtuma-alustan tekniikka toimi helposti ja vaivattomasti ja virtuaalisuus mahdollistaa monipuolisemman yleisöpohjan. Virtuaalialusta lähes tuplasi kävijämäärän, kohdeyleisöä rekisteröityi paikalle yli 130 henkilöä, joista 80 oli seuraamassa livelähetystä. Messuosastoilla vilske ei näkynyt samalla tavalla, mutta jokainen messuosaston pystyttänyt sai arvokasta kokemusta alustan käytettävyydestä ja oman osaamisen sanoittamisesta myytäväksi palveluksi virtuaaliosastolla. Jälkidata sisälsi oman osaston kävijämäärät sekä heidän paikalla viettämänsä ajan.

– Osastolle oli helppo viedä materiaalia, mutta näin ensikertalaisena oli vielä vaikeaa kuvitella, esikatselumahdollisuudesta huolimatta, miltä lopullinen messuosasto tulisi näyttämään ja millainen on hyvä messuosasto. Tällainen alusta toimisi varmasti mainiosti ja luotettavasti isommissa tapahtumissa, jos haluttaisiin saada etänä vierailevia esiintyjiä tai osallistujia ulkomailta tai muualta suomesta. Voisin hyvinkin nähdä parikin isoa tapahtumaa alustalla, joissa olisin mukana tavalla ja toisella, kertoo yrittäjä ja Sanataidekoulu Aapelin sanataideohjaaja Sari Siltavuori.

Ensimmäinen kokeilu virtuaalialustalla osoitti, että alusta soveltuu hyvin tapahtumiin, joissa on mielenkiintoisia puhujia, esittelypisteitä, tarvetta yhteiseen keskusteluun ja verkottumiseen. Virtuaalitoteutus myös edistää kestävämpää tapahtumamaailmaa. Matkojen, majoitusten tai messuosaston pystyttämiseen vaadittava hiilijalanjälki on virtuaalimaailmassa huomattavasti pienempi. On kuitenkin hyvä muistaa, että osallistuja tarvitsee henkilökohtaisen syyn tulla virtuaalialustalle. Ehkä hän haluaa seurata tiettyä puhujaa, etsiä tietoa palvelusta tai potentiaalisista yhteistyökumppaneista. Tapahtumajärjestäjän tehtäväksi jää selkeä viestintä, jossa kohderyhmä ja teema on tarkkaan mietitty. Mielenkiintoinen sisältö ei riitä, on tuotettava osallistujalle lisäarvoa, syy osallistua.

Mutta yhtä asiaa virtuaalialustalla on varsin vaikeaa korvata. Se on lämmin halaus kollegalta, jonka tapaat pitkästä aikaa kasvotusten.

Kiinnostuitko virtuaalitapahtumien tarjoamista mahdollisuuksista? Tule mukaan Luova REAKTIO! -hankkeen kevään 2023 Tapahtumajärjestäjän uudet osaamiset -valmennukseen. Lisätietoja luova.savonia.fi.

Alkuperäinen artikkeli: https://www.savonia.fi/artikkelit/savonia-artikkeli-hybriditoteutuksella-kohti-monipuolisempia-ja-kestavampia-tapahtumia/

Kirjoittaja:

Terhi Rissanen
Viestintäasiantuntija
Savonia-ammattikorkeakoulu